Home / Notícias / Como organizar documentos digitais

Como organizar documentos digitais

Dicas:

→ estruturas de pastas: comece pelo dono do arquivo, depois empresa ou a quem pertence.
(se for compartilhada, usar o nome do setor ou projeto, não precisamente o nome da pessoa)

→ Use subpastas se houver mais de 20 arquivos. Cada pasta pode assumir uma estrutura diferente abaixo dela. É recomendado organizar com uma base de propósito não no tipo do arquivo, e não tenha medo da profundidade dos documentos.

 

→ Para uma boa estrutura de pastas é necessário entender se a cronologia é importante em relação a questão documental, por exemplo aaaa/mm/dd – [nome de um arquivo], 2012-03-26 – fotos do zoológico, 2014-15-18 – Passeata do manifesto de São Paulo II, são classificações por assuntos que efetuam melhor a ideia quanto a proporção referente ao assunto.

→ Usar atalhos visuais, é de extrema importância para saber do que se trata o tipo de documento, conforme a imagem abaixo, ilustra a forma de documentação digital.

 

→ Ao organizar nomes de arquivos, é uma maneira inteligente considerar errado nomes como Documento I.docx, pois se trata de uma forma extremamente informal, o correto é dizer exatamente o que é cada arquivo pelo nome, como julgar o livro pela capa. A finalidade dessa organização não nada mais que saber o que é sem abrir o documento. E se houver subtítulos muito longos, poderia ser feito uma subpasta.

→ Evite nomes como meu “documento final.docx” ou “documento imprimir.docx” pois a medida certa é usar uma pasta apropriada ou um software de GED.