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Como você pode organizar documentos, o que guardar e o que não guardar

Há uma série de boas razões para ter um plano para manter o controle de seus documentos importantes. Se você está cumprindo com um consultor financeiro ou um advogado, isso pode levar uma hora para preparar, em vez de uma semana. Se houver um incêndio, inundação ou roubo, você vai ser capaz de encontrar documentos essenciais sem demora. Se algo acontecer com você, seus entes queridos será capaz de localizar facilmente o seu poder de cuidados de saúde do advogado, apólices de seguro, registros médicos, e as contas pendentes. Mesmo em uma base diária, a boa manutenção de registros torna mais fácil de pagar contas em dia, encontrar receitas, e reduzir a ansiedade em tempo de imposto.

Infelizmente, apenas 40 por cento dos norte-americanos acham que podem encontrar um documento em qualquer momento, e apenas 49 por cento pode fazê-lo com um pouco de procura, de acordo com uma pesquisa recente da Consumer Reports, Centro Nacional de Pesquisa, dos USA. E, embora 89 por cento disseram que eram extremamente para razoavelmente organizado quando se trata de sua papelada financeira, quase um quarto tinha perdido ou esquecido um documento financeiro importante. Pior, 16 por cento tinham perdido dinheiro ou cobrada uma taxa por causa de sua má organização da papelada.

“É incrível a quantidade de dinheiro que as pessoas desorganizadas perder o controle de, e quanto gastar com juros de mora e juros”, diz Stephanie Denton, um organizador profissional e autor de “A Vida Organizada: Segredos de um organizador Expert” (Luz Norte Books , 2006). “Uma vez eu encontrei um cheque de 25.000 dólares que alguns clientes se esqueceu de depositar.”

Se você é uma mulher casada, você está mais propenso a pensar que você está no topo do seu registro de manutenção financeira do que seu esposo é. Cinquenta e oito por cento das mulheres pesquisados disseram que tinham uma ideia melhor de onde os seus documentos mais importantes foram do que seus cônjuges fizeram; apenas 30 por cento dos homens casado pensaram que tinham uma ideia melhor. Mas alguns dos entrevistados não poderia ser tão no topo das coisas como elas pensam-5 por cento admitiram ter escondido contas de um cônjuge ou outro significativo.

A descoberta mais surpreendente da pesquisa pode ser esta: 16 por cento dos entrevistados disseram que eles realmente gostaram organizar seus registros financeiros. Pessoas que estavam acima de 65 anos foram os mais propensos a se divertir.

Mesmo que você temê-lo, recebendo seus papéis financeiros de modo ajuda a diminuir o estresse em sua vida, diz Peter Walsh, autor de “faz este corte, meu olhar da extremidade gorda?” (Simon & Schuster, 2008). Tudo o que você precisa saber é quanto tempo para manter seus registros e onde eles devem ser armazenados.

A estação do imposto é o momento perfeito para começar a lidar com as pilhas de papel, diz Denton. O ato de apresentação (ou reunir as informações para um preparador de imposto) o obriga a se readaptar com suas finanças. Você pode dividir quase todos os seus registros financeiros em quatro categorias: trabalhos que você precisa para se manter para o ano civil ou menos; aqueles que podem ser destruídos quando você já não possui itens por eles cobertos; registros fiscais, que você deve guardar por sete anos; e papéis de manter por tempo indeterminado.

Mantenha por um ano ou menos

Denton sugere que você comece a sua organização através da criação de um lugar que você pode manter suas contas até que você pagá-los. Assim que um projeto de lei vem em, por exemplo, colocá-lo em uma pasta chamada “contas a pagar”. Em seguida, defina um lembrete de calendário eletrônico para um momento em que você está indo para sentar e pagar-lhes. Armazenar os documentos listados abaixo, em um armário de arquivo. Você não precisa manter outras contas.

Se você não pagar suas contas eletronicamente, agora pode ser um bom momento para configurar banca online. “Dessa forma, você pode programar seus pagamentos com antecedência, e até mesmo configurar pagamentos de fatura mensal para os montantes que não mudam, como a sua hipoteca, então voc não será tarde”, diz Denton.

Para ajudar a evitar o roubo de identidade, nada destruir você pretende jogar fora que contém dados pessoais. Mais de 50 por cento das pessoas que entrevistamos disseram que colocar documentos através de uma trituradora antes que destruiu eles. Procure por um triturador de corte transversal, em vez de uma tira de um, o que deixa faixas de papel longos que poderiam ser remontadas.

Documentos que você não tem necessidade de longo prazo para manter incluem:

Registros bancários

Manter depósito e recibos de ATM até que você conciliá-las com suas declarações mensais. Arquivo sua verificação mensal e conta poupança declarações. Depois de fazer seus impostos, arquivar quaisquer declarações necessários para provar deduções com seus registros fiscais; o resto pode ser desfiado.

Contas de cartão de crédito

Você não precisa mantê-los depois de ter verificado e pagá-los, a menos que você precisa de um projeto de lei para apoiar uma dedução você está tomando em seus impostos, como por uma doação de caridade (caso em que você vai precisar arquivar o projeto de lei com seus registros de imposto do ano corrente). Se um item que você tenha cobrado estiver na garantia, manter o projeto de lei até o término da garantia. Confira a conta de cartão de crédito para o documento de garantia e colocá-lo em um arquivo com outras garantias; você pode precisar o projeto de lei como prova de compra se o item que precisa de reparos.

Registros fiscais no ano corrente

Manter seus registros organizados pode poupar dores de cabeça e dinheiro no tempo do imposto. Preparadores fiscais podem cobrar mais, se você dar-lhes uma caixa de sapato desorganizada cheia de papéis. Coloque os documentos que você precisa para o seu próximo retorno em um arquivo. Se você precisa de guardar um monte de recibos e faturas, use um arquivo de acordeão em pé.

As apólices de seguros

Mantenha as políticas que você renovar a cada ano, como os para a sua casa, apartamento, ou de carro, até obter novas políticas, em seguida, rasgar os antigos.

Declarações de Investimento

Você pode destruir suas declarações mensais e trimestrais a partir de corretagem, 401 (k), IRA, Keogh, e outras contas de investimento, como os novos chegam. Mas espere a declarações anuais até que você vender os investimentos. Você pode querer ter pastas separadas para contas tradicionais e Roth para ajudar você a manter o controle de quantias que são dedutíveis e não dedutíveis para efeitos fiscais. Melhor ainda, se inscrever para as declarações eletrônicas, caso suas instituições financeiras lhes oferecer.

Recibos de pagamento

Manter registros do ano-calendário até que você conciliá-los com a sua forma anual W-2, em seguida, rasgar – los.

Recibos

Se você não está fazendo nada com seus recibos como por exemplo, rastrear seus gastos, discriminando as deduções fiscais, ou utilizá-los para retornar compras, você pode se livrar da maioria desses pequenos pedaços de papel imediatamente. Se você precisa para mantê-los na mão para que você possa verificar valores com suas contas de cartão de crédito ou extratos bancários, crie uma pasta chamada “receitas” e mantê-lo com a sua pasta de contas para pagar. Dessa forma, você terá seus recibos calhar quando você paga suas contas de cartão de crédito. Se você acha que pode retornar algo, pergunte ao vendedor quanto tempo você tem que decidir, e anotar a data no recibo.

Mantenha por um tempo limitado

Os documentos relativos a compras de investimento, empréstimos e outros itens que expiram ou são vendidos podem ser armazenados em um armário de arquivo para o caminho. Mas tentar passar por eles, uma vez por ano e jogar fora, documentos como detalhado abaixo.

Papeis domésticos imobiliários

Mantenha recibos, garantias, e, enquanto você está nisso, manuais de instruções para os principais eletrodomésticos e eletrônicos. Você pode se livrar de uma garantia quando o período que abrange já passou, e o resto do material quando você já não possui um item. O mesmo vale para os recibos cancelados e contas para grandes compras, como móveis.

Confirmações de compras de Investimento

Você vai precisar deles para estabelecer sua base de custo e período de detenção quando você vender os investimentos. Se esta informação aparece em suas declarações anuais, você pode manter daquela vez. Armazenar os registros em seu armário de arquivo até que você vender os investimentos, no momento em que você deve mover os registros de back-up em arquivo de imposto de retenção desse ano.

Documentos de empréstimo

Mantenha os documentos de encerramento da hipoteca, veículo, estudante, e outros empréstimos em um cofre. Você pode se livrar deles depois que o empréstimo seja liquidado.

Mantenha estes por sete anos

Esta categoria inclui declarações de impostos federais e estaduais pessoais e seus registros de apoio. Você deve mantê-los porque seus retornos podem ser auditadas aleatoriamente até três anos após a data de apresentação da declaração. Se você não se apresentarem mais de 25 por cento de sua renda bruta, o governo tem seis anos para cobrar o imposto ou iniciar processos judiciais. Você pode ser auditada a qualquer momento, se o IRS você suspeita de fraude.

Depois de sete anos, você pode querer manter apenas as declarações de imposto se você gostaria de acompanhar o seu rendimento ao longo dos anos. Manter registros de impostos de mais de sete anos de idade em seu armário de arquivo de caminho. Melhor ainda, analisar os retornos em seu computador e armazená-las em um CD ou disco rígido externo. Quase metade das pessoas em nossa pesquisa disseram que manteve os dois arquivos fiscais eletrônicos e em papel, mas apenas 3 por cento armazenado seus registros apenas em formato eletrônico.

Não jogue fora

Estes são membros permanentes de sua família papelada financeira, o que você pode precisar para recuperar ocasionalmente. Registros essenciais, tais como certidões de nascimento e de óbito, certidões de casamento, divórcio decretos, cartões de segurança social, e documentos de quitação militar deve ser mantido em um cofre. Aqui estão alguns outros documentos que você deve segurar para sempre:

Documentos plano de benefício definido

Mantenha os documentos planos de pensão de seus empregadores atuais e antigos. Armazená-los em seu armário de arquivo.

Documentos de planejamento imobiliário

Mantenha cópias de testamentos, e procurações em seu cofre. Você também deve certificar-se de seu advogado e seu executor ter cópias. Também é uma boa ideia para dar o seu médico de cuidados primários e alguém chamado para tomar decisões em suas cópias nome do seu proxy de cuidados de saúde.

Políticas do seguro de vida

Para o seguro de políticas permanentes de vida que têm um valor em dinheiro ou investimento componente de manter os documentos e uma lista das empresas que eles e os seus números de telefone emitidas em seu cofre. Se você tiver uma política de vida do termo, mantenha os documentos até o prazo é longo, em seguida, atirá-los.

Inventário Cofre

Observe o local da caixa e as suas chaves, e mantenha uma lista do que você tem nele. Atualizar a lista de uma vez por ano ou quando você adicionar ou remover documentos. Mantenha a lista de inventário em seu armário de arquivo de onde está no caminho. Você também deve manter as fotocópias em casa de quaisquer documentos armazenados na caixa no caso de você precisar fazer referência a eles.

Onde guardar, quando se livrar dos documentos

Documentos Quando poder descartar
Comprovantes de depósitos bancários Depois de conciliar as suas declarações
Extratos bancários

Depois de um ano civil; armazenar com declarações
fiscais se eles vão ser usados para provar deduções

Corretora, 401 (k), IRA, Keogh, e outras declarações
de investimento
Declarações mensais e trimestrais compartilhada
como os novos chegam; agarrar a declarações anuais
até que você vender os investimentos
Contas de cartão de crédito Depois de verificar e pagá-los, a menos que você
precisa deles para apoiar registros fiscais
Empregador de benefício definido Plano de Comunicação Não deve ser descartado
Garantias para o lar e recibos Depois que você já não possui os itens
domésticos
As apólices de seguros Após você renová-los
Confirmações de compras de investimento Segure até que você vender os títulos, em
seguida, continuar com os seus registros fiscais por mais sete
anos
Recibos de pagamento Depois de reconciliá-los com o seu W-2
Receitas Depois de reconciliá-los com o seu cartão de
crédito ou extrato bancário, a menos que o
necessário para uma garantia.
Inventário Cofre Nunca, mas rever e atualizar anualmente
Os títulos de poupança Trocá-los quando eles “amadurecem”
Declarações da Segurança Social Quando você começa uma nova declaração,
em seguida, rasgar o antigo
As declarações fiscais e documentos de apoio Depois de sete anos

Mantenha isso em um cofre

Documentos Quando posso descartar
Certidões de nascimento e de óbito Não podem ser descartados
Documentos de planejamento imobiliário Não podem ser descartados
Políticas do seguro de vida Não podem ser descartados, ou quando mudanças de
período de longo prazo acabam
Documentos de empréstimo Depois de vender a sua casa, automóvel, barco, ou o que
quer que o empréstimo era para
Licenças de casamento e divórcio decretos Não podem ser descartados
Documentos de quitação militar Não podem ser descartados
Cartões de Segurança Social Não podem ser descartados
Títulos de Veículos Depois de vender o carro, barco, moto, ou outro veículo