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Digitalização de documentos tomando espaço no Brasil – Parte 2

Nesse artigo faremos continuidade a normas do TSE para digitalização de documentos, práticas recomendadas em todo o território brasileiro para guarda de documentos.

 

Normas para Apensação

Trata-se de uma união provisória de dois ou mais processos, que visa o estudo uniforme de tratar as matérias de formas semelhantes, quando são tidos interessantes ou relacionados por algum assunto, ou seja, assuntos correlatados.
Devem ser frisadas as seguintes questões mediante a apensação:

  • Cada processo permanece no seu devido número, referente a quantidade de peças e numeração independente.
  • O processo a ser apensado deve ser acostado ao processo principal .
  • Deve haver anexo, da Certidão de Juntada por apensão, como ultima peça do processo principal.
  • Logo após a apensação, tomar nota da Capa de processo principal, o número de cada processo Apensado.
  • Cabe a unidade cujo apensar um ou mais processos dentre outros, realizar a apensão também no SADP.

Normas para desapensação

Entre todas as falhas de processos, com a exceção da capa,  devem ter numerações em sequencia, por meio de carimbo, no canto superior direito da página do documento, de acordo com o modelo da Ordem de Serviço n° 22/1997. O carimbo deve ser preenchido com o número do protocolo, ano, paginação e assinatura. Não há permissão para repetir a numeração e utilizar letras para diferenciar uma folha das demais.
Para evitar a premissa de extravio, devemos deixar os documentos menores em folhas de papel ofício.

Normas para o termo de enceramento

O termo de encerramento deve ser posto, na ultima folha do procedimento administrativo de acordo com o modelo de Ordem de Serviço N° 22/1997, quando o procedimento ultrapassar 500 folhas, será obrigatória a abertura de um novo volume.

Normas para a alteração de numeração de documentos

Caso possa haver um carimbo incorreto, quanto a remuneração das páginas, é cancelado o carimbo anterior, substituindo-o e remuneram-se as folhas.