Esteira Digital de RH
Esteira Digital de RH da Imatec consiste na execução de um conjunto de Serviços integrados.
O principal objetivo é promover a organização através de inventário, auditoria documental, guarda e digitalização de documentos em padronização e gestão dos mesmos, os quais são gerados pelo Departamento de Recursos Humanos do Cliente.
Tais objetivos são alcançados através da implantação de Política e Gestão Documental, e Software GED VisualDOC.
Os serviços são executados por Profissionais Bibliotecários e Arquivologistas em conformidade com a legislação vigente.
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Etapas do Processo
A IMATEC desenvolveu uma plataforma específica de serviços integrados para o Departamento de Recursos Humanos.
Todas as etapas do processo são controladas pelo sistema VisualDoc .
Esta ferramenta possibilita total integração com os sistemas utilizados pelo cliente .
O sistema também oferece segurança para o sigilo de informações, com esteira totalmente controlada por logs de ação, auditoria completa de ações de usuários, criptografia para dados e imagens armazenadas, e acesso restrito por range de IP.
O projeto para gestão de documentos do RH apresenta duas etapas de execução:
Esteira Digital – Etapa 1. Fases de Execução
- Desmobilização e transporte do arquivo;
- Inventário de Documentos;
- Classificação;
- Triagem;
- Digitalização de Documentos – Software VISUAL DOC;
- Auditoria Documental, formalização e Conciliação de dados;
- Guarda de Documentos.
Esteira Digital – Etapa 2. Fases de Execução
- Envio de Dados;
- Transporte de Documentos;
- Classificação;
- Triagem;
- Digitalização de Documentos, Software VISUAL DOC;
- Auditoria documental formalização e conciliação de dados;
- Guarda de documentos.
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A Empresa
A IMATEC possui infraestrutura operacional própria.
São 7 unidades, de alta capacidade de processamento e armazenamento.
Localizadas nos Estados de São Paulo e Minas Gerais, todas as unidades são capacitadas com itens de segurança avançados e estão de acordo com a legislação vigente.
Estrutura:
Dois data centers próprios em unidades distintas;
Internet com vários provedores;
Autonomia Elétrica;
Servidores duplicados;
Rede interna. -
VisualDoc
O VisualDoc é o Sistema de Gerenciamento de informações e serviços disponibilizado pela Imatec para seus Clientes.
Em 20 anos de operação, o Sistema foi desenvolvido dentro da mais alta tecnologia e de acordo com as necessidades apresentadas pelos Clientes.
Com linguagem PHP, o Sistema VisualDoc utiliza Zend Framework multibrowser e multibanco.
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Principais Funcionalidades
- Módulo de Indexação de documentos com integração de base de dados com ERP;
- Módulo Gerenciador de imagens ( pesquisas em metadados previamente definidos);
- Atualização de processos físicos e digitalizados, inclusive com possibilidade de inserção de documentos Oficce direto da estação de trabalho;
- Módulo de Gestão de Arquivo Físico com emissão de etiquetas de código de barras para identificação individual de caixas e ou processos;
- Rastreabilidade para caixas e processo de documentos individualizados através de Módulo de Ordem de Serviço;
- Módulo Gerencial com Auditoria detalhada por ação de usuários, relatório gerencial, bloqueio de impressão e download;
- Controle de usuários através de perfil de acesso customizado;
- Controle de acesso por documento privado.
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Treinamento
A Imatec ministra treinamento técnico com duração máxima de 1 hora e 30 minutos, aos usuários e à equipe técnica do Cliente conforme cronograma de implantação definitivo pelas partes.
Os treinamentos são realizados em grupos de até 20 pessoas para os usuários que utilizarão os módulos de visualização e gerenciamento.
Para os usuários que utilizarão o módulo de captura e administrador, os treinamentos acontecem em grupos de até 5 pessoas.
O Cliente ficará responsável por disponibilizar estrutura para a realização dos treinamentos nas unidades estabelecidas.
Nos casos de assistência na operação do usuário ou em casos de problemas de ordem técnica, os contatos serão realizados por e-mail ou pelo telefone.
O Manual técnico para a utilização do Sistema de usuário, será disponibilizado no Sistema VisualDoc “on line”.
Receba um de nossos representantes para maiores informações ou agende uma visita à Imatec.
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