Esteira Digital de RH

Esteira Digital de RH da Imatec consiste na execução de um conjunto de Serviços integrados.

O principal objetivo é promover a organização através de inventário, auditoria documental, guarda e digitalização de documentos  em padronização e gestão dos mesmos, os quais são gerados pelo Departamento de Recursos Humanos do Cliente.

Tais objetivos são alcançados através da implantação de Política e Gestão Documental, e Software GED VisualDOC.

Os serviços são executados por Profissionais Bibliotecários e Arquivologistas em conformidade com a legislação vigente.

• Etapas do Processo

  A IMATEC desenvolveu uma plataforma específica de serviços integrados para o Departamento de Recursos Humanos.

  Todas as etapas do processo são controladas pelo sistema VisualDoc .

  Esta ferramenta possibilita total integração com os sistemas utilizados pelo cliente .

  O sistema também oferece segurança para o sigilo de informações,  com esteira totalmente controlada por logs de ação, auditoria completa de ações de usuários, criptografia para dados e imagens armazenadas, e acesso restrito por range de IP.

  O projeto para gestão de documentos do RH  apresenta duas etapas de execução:

  Esteira Digital – Etapa 1. Fases de Execução

  • Desmobilização e transporte do arquivo;
  • Inventário de Documentos;
  • Classificação;
  • Triagem;
  • Digitalização de Documentos – Software VISUAL DOC;

  • Auditoria Documental, formalização e Conciliação de dados;
  • Guarda de Documentos.

  

  Esteira Digital – Etapa 2. Fases de Execução

  • Envio de Dados;
  • Transporte de Documentos;
  • Classificação;
  • Triagem;
  • Digitalização de Documentos, Software VISUAL DOC;
  • Auditoria documental formalização e conciliação de dados;
  • Guarda de documentos.

  

• A Empresa

  A IMATEC possui infraestrutura operacional própria.

  São 7 unidades, de alta capacidade de processamento e armazenamento.

  

  Localizadas nos Estados de São Paulo e Minas Gerais, todas as unidades são capacitadas com itens de segurança avançados e estão de acordo com a legislação vigente.

  Estrutura:

  Dois data centers próprios em unidades distintas;
  Internet com vários provedores;
  Autonomia Elétrica;
  Servidores duplicados;
  Rede interna.

• VisualDoc

   

  O VisualDoc é o Sistema de Gerenciamento de informações e serviços disponibilizado pela Imatec para seus Clientes.

  Em 20 anos de operação, o Sistema foi desenvolvido dentro da mais alta tecnologia e de acordo com as necessidades apresentadas pelos Clientes.

  Com linguagem PHP, o Sistema VisualDoc utiliza Zend Framework multibrowser e multibanco.

• Principais Funcionalidades
  • Módulo de Indexação de documentos com integração de base de dados com ERP;
  • Módulo Gerenciador de imagens ( pesquisas em metadados previamente definidos);
  • Atualização de processos físicos e digitalizados, inclusive com possibilidade de inserção de documentos Oficce direto da estação de trabalho;
  • Módulo de Gestão de Arquivo Físico com emissão de etiquetas de código de barras para identificação individual de caixas e ou processos;
  • Rastreabilidade para caixas e processo de documentos individualizados através de Módulo de Ordem de Serviço;
  • Módulo Gerencial com Auditoria detalhada por ação de usuários, relatório gerencial, bloqueio de impressão e download;
  • Controle de usuários através de perfil de acesso customizado;
  • Controle de acesso por documento privado.
• Treinamento

  A Imatec ministra treinamento técnico com duração máxima de 1 hora e 30 minutos, aos usuários e à equipe técnica do Cliente conforme cronograma de implantação definitivo pelas partes.

  Os treinamentos são realizados em grupos de até 20 pessoas para os usuários que utilizarão os módulos de visualização e gerenciamento.

  Para os usuários que utilizarão o módulo de captura e administrador, os treinamentos acontecem em grupos de até 5 pessoas.

  O Cliente ficará responsável por disponibilizar estrutura para a realização dos treinamentos nas unidades estabelecidas.

  Nos casos de assistência na operação do usuário ou em casos de problemas de ordem técnica, os contatos serão realizados por e-mail ou pelo telefone.

  O Manual técnico para a utilização do Sistema de usuário, será disponibilizado no Sistema VisualDoc “on line”.

   

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