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GED

 

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como:

 

Escolas; Empresas de Advocacia; Hospitais; Administradoras de Condomínios; Empresas de Recrutamento; Escritórios de Arquitetura, Design e Engenharia; Assessorias de Imprensa e de Comunicação; e Consultorias.

Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática).

Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

A Imatec dispõe de uma ferramenta de GED, na qual gerencia, armazena e disponibiliza documentos digitalizados e previamente indexados.

 

O sistema EVisualDOC permite ao usuário acessar os documentos de forma ágil e muito segura, via Web.

Com isso o usuário objetivará muito mais suas pesquisas, poderá compartilhar informações, terá um backup de todos os documentos, podendo acessar tudo de qualquer lugar do Planeta.

A Imatec tem aliado a gestão de documentos eletrônicos (GED) com soluções para gestão de documentos físico.

A integração dessas soluções tem possibilitado redução de custos com mão-de-obra, material de insumo, locação de espaços para armazenamento de documentos, entre outros.

Como implementar um GED em uma organização?

A mudança de rotina dentro de uma Instituição, sempre ocasiona problemas no Clima Organizacional, visto que os funcionários já se adaptaram ao seu estilo de trabalho.

Logo, para se implementar um GED é necessário sempre um estudo Organizacional, como a Instituição funciona, seu fluxo de trabalho, o que está certo ou errado, para enfim poder implementar o GED.

Após o estudo, reuniões podem se seguir, para a criação de um plano de execução de treinamentos para a utilização da ferramenta.

A partir destas, recrutar os funcionários, ensinando-lhes como o sistema funciona, lembrando sempre de deixar um canal de comunicação aberto, para eventuais dúvidas e/ou sugestões.

Importante e necessário é saber o que o gestor quer, e identificar o que ele precisa para a gestão dos documentos.

Uma análise de índices de busca deve ser feita, índices como valores (como datas), nomes, assuntos, dentre outros, já que depois de indexados, tais índices irão auxiliar na busca, de forma rápida e prática.

Outros fatores devem ser levados em consideração, como o fluxo e a localização do documento dentro do sistema e fisicamente através do workflow (fluxo de trabalho), além da possibilidade de verificação de erros no fluxo.

Sim, seus documentos podem estar sincronizados em serviços de armazenamento online.

Mas a pergunta é a seguinte:

Você consegue realizar buscas avançadas?

 

Como por exemplo:

  • Buscar determinado documento pelo CNPJ?
  • Saber qual documento irá vencer?
  • Quem adicionou o documento?
  • Identificar quem alterou o documento?
  • Qual usuário visualizou o documento?

Se todas suas respostas foram não e você sentiu que esses recursos seriam perfeitos para o workflow de sua empresa, veja abaixo sobre as aplicações, vantagens e benefícios de se implementar um sistema de GED.

 

  • Aplicações

    Relacionamos aqui algumas aplicações GED disponíveis.

    Existem diversas outras, para as mais variadas finalidades.

    E o mais importante é que GED é, antes de tudo, um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.

    • – Serviços de Seguradoras: apólice, sinistro,  indenização etc.;
    • – Processamento de prontuário das áreas de  recursos humanos, incluindo recrutamento e  seleção;
    • – Processamento de Prontuário de pacientes em hospitais;
    • – Processamento de resultados de exames  laboratoriais, incluindo serviço de  mensageria;
    • – Documentação em instituições de ensino;
    • – Documentos das polícias civis, militares, detrans e outros
    • – Forms Processing – Processamento de Formulários;
    • – Gerenciamento de documentação em benefícios, incluindo áreas de Recursos Humanos e  fundos de Pensão;
    • – Gerenciamento de ordens de serviço;
    • – Documentação e acompanhamento de ciclo de vida de produtos;
    • – Documentação e processos jurídicos;
    • – Documentação de administração  hospitalar;
    • – Documentação de auditoria (fiscal, contábil,  operacional etc.);
    • – Contratos de financiamento e leasing;
    • – Controle de bilhetes de companhias aéreas;
    • – Controle de depósitos e pagamentos em  retaguarda de agências bancárias;
    • – Controle de documentos arrecadatórios de tributos, impostos, taxas e multas em organismos  governamentais;
    • – Atendimento a clientes de bancos: extratos de conta corrente, aplicações etc.;
    • – Ações de apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras  tecnologias;
    • – Ações de apoio aos processos de fiscalização;
    • – Atendimento às obrigações impostas pela Lei de Acesso à Informação (organizações  públicas);
    • – Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros;
    • – Automação de cartórios;
    • – Bibliotecas digitais;
    • – Cartões de assinatura;
    • – Catálogos de produtos;
    • – Clipping – Arquivos de recortes de jornais e  revistas;
    • – Contratos de câmbio;
    • – Controle do processo de compras;
    • – Conversão de acervo histórico;
    • – Conversão de bibliotecas físicas para digitais;
    • – Conversão de sistema micrográfico;
    • – Desenho de engenharia e relatório técnico;
    • – Disponibilização de documentos oficiais, tais como diário oficial;
    • – Documentação cadastral e societária de empresas;
    • – de contratação de  consórcios;
    • – Documentação de logística de transportes;
    • – Documentação dos sistemas de qualidade:  ISO 9001, Excelência em Serviços, Inmetro;
    • – Documentação e relatórios diversos,  incluindo contábeis e financeiros;
    • – Documentação eletrônica de escritórios
    • – Gerenciamento de processos de concessão;
    • – Gestão de contratos em geral;
    • – Gestão de correspondências em geral
    • – Gestão e processamento de pagamentos por cheques e cartão de crédito, da consulta ao  recebimento;
    • – Processamento de importação e exportação;
    • – Processos de crédito imobiliário…
  • Vantagens e Benefícios

    Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos do GED

    Achamos que nas particularidades de um negócio é que o GED se mostra mais vantajoso.

    Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

     

    • – Extrema velocidade e precisão na localização de documentos;
    • – Total controle no processo de negócio;
    • – Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos;
    • – Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas;
    • – Mais agilidade em transações entre empresas;
    • – Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade;
    • – Melhoria no processo de tomada de decisões;
    • – Maior velocidade na implementação de mudanças em processos;
    • – Obtenção de vantagem competitiva sustentável;
    • – Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas;
    • – Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede;
    • – Melhor aproveitamento de espaço físico;
    • – Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
    • – Evita extravio ou falsificação de documentos;
    • – Integração com outros sistemas e tecnologias;
    • – Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;
    • – Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa;
    • – Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes;
    • – Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes…

     

 

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o meio ambiente

Quando uma empresa adota solução de gestão eletrônica de documentos, não é só ela que ganha.

Toda a sociedade ganha, visto que a produção de papel está entre as atividades industriais que mais causa danos ao meio ambiente.

 

 

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa.

É nesse aspecto que a Imatec permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente toda documentação.

Lidamos com qualquer tipo de documentação.

Gerencie não apenas documentos mas toda a informação de sua empresa.

Automatize processos e crie rotinas de aprovação de documentos.

Integre a informação de seus sistemas ligados por meio de uma gestão inteligente de processos e informação.

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Entre em contato com nossos especialistas em soluções quando precisar de assistência ou de um parecer especializado para o seu projeto de conversão.

Queremos aprender sobre suas idéias e dar-lhe o melhor apoio e sugestões disponíveis.