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GED – Gerenciamento eletrônico de documentos

Os sistemas de GED são muitas vezes baseados em microcomputadores de alto nível e memórias ópticas e servem para automatizar vários processos de cadeia de documentário a partir de informações de entrada para a reprodução fac-símile do documento original, por meio de recuperação e consulta em monitores de alta resolução. Sua vantagem é que eles evitam manipulação repetida de papel, economizando espaço de armazenamento e garantir a recuperação segura e rápida de informação empresarial.
Estes sistemas são conhecidos como Documento de Processamento de Imagem (DIP) nos países anglo-saxões. Gerenciar seus documentos de fax usando a imagem combinada com uma descrição textual associada a ele. Assim, o GED pode armazenar, recuperar e reproduzir documentos de uma forma totalmente automatizada, sem mover-se para arquivar papéis com estações de trabalho que utilizam discos ópticos ou magneto -óptico regravável como subsistema de armazenamento em massa, digitalização para a introdução da imagem e monitores de alta resolução e impressoras a laser para a reprodução fac-símile de documentos. Seus benefícios podem incluir:

• Economia de espaço, uma vez que um disco óptico de 12 centímetros, por exemplo, pode conter cerca de 20.000 documentos, o equivalente a 20 armários de arquivo de suspensão com quatro gavetas,
• O aumento da velocidade de recuperação de informação relativa a sistemas manuais
• Possibilidade de múltiplos critérios para recuperação de informação, devido às diferentes taxas de bdd associados à imagem de documentos
• Segurança, como as unidades centrais podem sempre fornecer cópias exatas do original, com uma vida garantido de 10 a 100 anos.
A estação de trabalho básica
Em um sistema integrado GED pode considerar cinco subsistemas:
• Entrada consiste de um scanner é usado para digitalizar documentos,
• Tratamento e controle, composto por um microcomputador high-end,
• Armazenamento consiste em tipo worm de discos ópticos ou drive óptico e disco magneto como um auxiliar de armazenamento em massa convencional,
• Visualização e de reprodução, que consiste de um monitor de HD e impressoras a laser.

Além disso, a maioria dos sistemas inclui cartões especiais para compactar e descompactar a imagem, e alguns incorporados, opcionalmente, fax e e-mail.
O software consiste em um sistema de gerenciamento de bdd, que pode ser relacional ou documental, e drivers de scanner incorporando, monitor, unidade óptica e impressora a laser.

Utilização
O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é construído em torno de dois eixos principais: uma imagem do sistema de gravação / recuperação / documento e outra de gerenciamento de descrições textuais associadas aos documentos, que constituem a parte de fax e a porção de referência, respectivamente. O processo de trabalho começa a digitalizar o documento usando um scanner, digitalização e armazenamento temporário em disco magnético. Nesta fase, alguns sistemas permitem alguma manipulaão de imagem: aumenta, diminui e voltas. Se forem necessárias outras mudanças um programa gráfico para usar. Uma vez descarregada a partir de uma imagem, que proceder à sua inscrição em um banco de dados de texto, documento ou relacional. Na fase de descrição um registro é criado para cada documento ou grupo de documentos e nesse registro em que os parâmetros mais importantes do documento, que servirá para a sua localização são anotados. Depois de verificar esta operação, a imagem do documento é transferida para o disco óptico, juntamente com a sua descrição. Os índices são armazenados no disco magnético para que o programa de gestão possa saber em que disco cada documento está. Para recuperar a base de consulta textual e uma vez que o documento tenha sido localizado, são exibidas em um monitor de alta resolução. Se necessário, o documento de papel é reproduzido por uma impressora a laser.