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Gestão documental de documentos correntes

Está postagem é indicada para pessoas que trabalham com organização documental de tipo jurídico, em especial.
Os arquivos setoriais são conjuntos de documentos de um valor corrente e frequente. Há a necessidade de manter os documentos sempre por perto, para serem acessíveis de acordo com o tempo de serem passadas as informações necessárias. É apropriado de setores arquivamento de documentos:

✓ Receber, registrar, controlar a expedição do fluxo de informações de acordo com os órgãos fiscalizadores (Coordenadoria de protocolo, COPEA).

✓Organizar e manter os arquivos de documentos de uso constante.

✓Classificar e arquivar os documentos de uso constante, de acordo com o plano de classificação do TSE

✓Utilizar a guia de conhecimentos sem protocolos e garantir que estejam em conformidade com os demais requisitos técnicos.

Para lidar com documentos de processos judiciários e administrativos, devermos saber que as unidades do tribunal devem observar as seguintes medidas referentes ao tratamento documental, que em passo a passo será descrito nesta faixa de artigos.

Para lidar com o tramite de documentos deve ser realizado para o sistema de acompanhamento de documentos e processos SADP, deixando atualizado por meio de registros de todas as ações internas bem como dos caminhos que determinado processo percorreu no âmbito do tribunal.
Dentre o processo de tramitação de documentos, tais rotinas são indispensáveis:

  • Indicação pela unidade que está retida no processo.
  • Execução dos procedimentos de indicação físicas
  • Atualização da quantidade de folhas do processo no momento em que torna a unidade remetente quanto a documentação
  • Preenchimento da data de remessa

Quanto as unidades que não forem localizadas de maneira física, que a documentação esteja sob a responsabilidade do portador de documentos, ou seja, de quem têm o porte de documentos. Isso se torna referido quanto a solicitação da 5° Instrução Normativa do TSE – n° 3/2007, a unidade solicitante, terá a responsabilidade do documento extraviado.
Para poder fazer o procedimento de Juntada de documentos, é constituinte da incorporação física, definitiva ou de arquivos temporários, de um procedimento ou outro documento similar. Tal ação significa ser relativa quanto a dependência e ocorre por anexação ou apensação*.

**apensação: ato ou efeito do que se pensar, ao tomar anexo de algo ou assunto. Notoriamente substantivo empregado ao feminino.

Para conter anexos de documentos, é referente a uma incorporação definitiva, utilizado quando há relações entre pessoas com os mesmos interesses, registrem-se os seguintes aspectos discutidos neste artigo.

  • O processo essencial deverá aparecer na primeira posição, entende-se como processo principal aquele que têm o assunto predominante ou de maior interesse, independente da data de abertura.
  • As folhas do processo anexado trarão a sua numeração anterior, que estará cancelada, devendo ser remuneradas de maneira que a numeração do processo principal.
  • Deve ser anexada ao processo principal, como ultima peça, a certidão de juntada por anexação, conforme modelo da ordem de serviço numero 22/1997, recomendamos ver informações sobre a regra em livros específicos quando a ordem de serviço.
  • É cabível que cada unidade organizacional que analisar os documentos protocolados a outro documento ou processo realizar a anexação junto ao SADP.