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Guarda de documentos

A guarda de documentos é de suma importância para as empresas, onde os mesmos não podem ser descartados sem antes se ter a certeza de que não serão exigidos no futuro.

Alguns documentos precisam ser mantidos no arquivo por até 30 anos.

 

Mesmo com o processo de digitalização, não é raro haver situações em que o original seja exigido.

No entanto, manter documentos dentro da empresa cria uma série de problemas, como por exemplo, o uso de espaços, pessoas para cuidar do arquivo inativo e o risco de perda de documentos confidenciais.

A maneira mais prática de se preservar a documentação é através da guarda de documentos por uma empresa especializada.

É necessário ter experiência em gerenciamento de arquivos, algo que muitas vezes as empresas carecem, uma vez que não é o principal negócio delas.

Temos o conhecimento e a experiência necessários para oferecer soluções personalizadas na Guarda de documentos.

A IMATEC, é especialista em custódia e gerenciamento de informações de forma segura há 25 anos.

Conosco, seus documentos serão mantidos nas condições mais apropriadas, com controle total dos mesmos.

Fazemos a guarda de documentos devidamente acondicionados em caixas padrão para arquivo e controlados com etiquetas de código de barra.

 

O sistema Imatec de gerenciamento das caixas permite trabalharmos com caixas de várias dimensões, possibilitando o reaproveitamento das caixas existentes no acervo dos clientes.

Assim reduz-se o custo inicial da implantação bem como se contribui com o meio ambiente.

As caixas são cadastradas por, centro de custo, conteúdo e data para expurgo.

O cliente pode solicitar para pesquisa, a caixa ou o documento específico.

   

Os documentos são armazenados de forma completamente confidencial e segura nas instalações especialmente preparadas para sua guarda.

Nossos centros de custódia têm os sistemas de proteção mais avançados no mercado e o transporte de documentação é realizado em forta própria com veículos apropriados.

  monitoramento  acesso controlado

Verificamos o currículo de todos os nossos funcionários

Eles recebem informações contínuas para garantir a manutenção da orientação de nossos padrões de segurança para a satisfação do cliente.

Estamos cientes de que nós não só manipulamos documentos, mas nós protegemos e gerenciamos ativos vitais para empresas.

Nossa ampla e flexível oferta de serviços nos permite oferecer aos nossos clientes o melhor valor, sempre acompanhado por nosso serviço de atendimento renomado, amigável e profissional.

 

  • Características das nossas unidades de Guarda de documentos

    • Projetadas e construídas especificamente para a guarda de documentos;
    • Unidades Segmentadas com capacidade para 300.000 mil caixas;
    • Localizadas em regiões livres de inundações;
    • Não fazem divisa com empresas que apresentem atividades de risco ou rotas de aviões;
    • Acesso restrito e Monitoramento por Câmeras 24/7;
    • Monitoramento por Seguranças da Imatec e Contratados;
    • Sistema de segurança para prevenção de incêndios SECURIFIRE;
    • AVCB Classificação J4 específico para a guarda de documentos;
    • Seguro Predial – Roubo, incêndio, desastres naturais  e extravios;
    • Caixas em papelão desenvolvidas para guarda de documentos, com lacre e capacidade para 7 e 20k.
  • Por que contratar a Imatec para guarda de documentos?

    Contratar uma empresa para guarda de documentos apresenta uma série de vantagens para qualquer empresa.

    Veja a seguir as principais razões para terceirizar esse serviço:

     

    – Todo e qualquer documento em papel exige muitos cuidados, já que o papel pode sofrer danos através da ação do tempo, de insetos e de umidade.

    A contratação da Imatec para a de guarda de documentos mantém os mesmos bem conservados, em local adequado, com uma infraestrutura específica para evitar qualquer dano.

    Oferecemos ambientes que permitem a manutenção de todos os dados e registros, longe de poeira e de umidade, num ambiente seguro e confidencial.

     

     – Documentos importantes podem ser roubados ou perdidos.

    A Imatec oferece a melhor solução para manter a segurança, rastreamento e confidencialidade de toda a documentação empresarial.

    Mantemos a documentação, constantemente em locais monitorados por câmeras que só podem ser acessados por pessoas que tenham autorização.

     

    Isso reduz consideravelmente as probabilidades de serem roubados.

     

    – A Imatec mantém toda a documentação organizada, uma vez que só são movimentados por pessoas devidamente credenciadas, dentro de um espaço estrito.

    Com a Imatec os riscos de se perder documentos são sensivelmente reduzidos, uma vez que os locais são destinados exclusivamente à guarda da documentação.

    Documentos mantidos com todas as técnicas e padrões de organização, possibilitando categorizar e dividir os arquivos da melhor maneira para o resgate rápido de informações quando necessário.

     

    – Quando a documentação permanece na própria empresa, existem grandes riscos de pessoas não autorizadas terem acesso às informações.

    Com a Imatec, esse risco é praticamente zero.

    Somente a Imatec, através de pessoas autorizadas, poderá acessar a documentação.

    Há total controle sobre o que entra e sai do local, permitindo o acesso e o manuseio apenas à pessoas devidamente credenciadas.

    Isso trás maior proteção contra acessos indevidos, extravios e falsificação de documentos.

     

    – O espaço é valioso e as empresas costumam ter muitas outras coisas que poderiam fazer com as salas usadas para armazenamento. 

    A Imatec maximiza cada centímetro de suas instalações de armazenamento.

    Por que usar uma grande parte do orçamento para armazenar informações em suas próprias instalações, se a Imatec já fez o investimento?

  • Principais Vantagens na Guarda de Documentos
    • – Disponibilidade de espaço (Redução de espaço físico de armazenamento);
    • – Redução de custos de operação;
    • – Agilidade e praticidade na obtenção de documentos;
    • – Relatórios gerados de acordo com as necessidades;
    • – Consulta imediata via WEB;
    • – Segurança, integridade,rastreamento e controle sobre os documentos;
    • – Garantia de uma eficiente e imediata recuperação da informação;
    • – Foco na atividade principal da empresa;
    • – Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos;
    • – Redução de custos na organização, arquivamento e localização dos documentos;
    • – Maior proteção contra acessos indevidos, extravio e falsificação dos documentos (privacidade da documentação).