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Plataforma de Serviços Integrados para Secretaria Acadêmica

A Imatec desenvolveu uma Plataforma específica de Serviços integrados para Instituições de Ensino.

Ela visa atender a necessidade de gestão dos documentos físicos e digitais gerados nas secretarias acadêmicas.

A Plataforma promove total controle sobre os documentos gerados e a modernização em termos tecnológicos e estruturais na gestão dos mesmos.

Estabelece uma nova cultura com a digitalização dos documentos represados, passando a tramitá-los em ambiente digital.

Implantando esta fase, todos os novos documentos são gerados de forma eletrônica, com assinatura padrão ICP-Brasil com a mesma validade de um documento gerado em papel.

A metodologia e os procedimentos dos serviços foram desenvolvidos em conformidade com a Portaria do MEC No.315 de 04/04/2018.

O principal objetivo é proporcionar grande redução do uso de papel porque reflete diretamente na diminuição do espaço físico necessário para a guarda dos documentos.

Benefícios do Projeto

  • Controle total dos documentos gerados e arquivados; este trabalho proporciona para a Instituição de ensino, exatidão e controle dos documentos do seu acervo.

  • Agilidade nos processos; ganho expressivo de agilidade no trâmite de documentos dentro da Instituição.

  • Redução de mão de obra nos processos; o conjunto de serviços diminui etapas que hoje são executadas pelos departamentos, conferência, triagem e controle de documentos.

  • Redução com custo de guarda e impressão de documentos; a elaboração do plano de gestão documental e o sistema VisualDoc proporciona redução em grande escala dos documentos gerados em papel e possibilidade de gerar documentos nato digital com validade jurídica.

Além dos benefícios citados, os serviços geram informações estruturadas que serão geridas e controladas pelo Sistema VisualDoc.

A ferramenta oferece:

  • Análise e controle da documentação
  • Alerta de pendência de documentos
  • Consulta a dados e imagens
  • Geração de relatórios
  • Indicadores para gestão das informações

Fases do Projeto

FASE 01 – Plano de Gestão Documental

FASE 02 – Parametrização e Integração de Software

FASE 03 – Processamento dos Documentos

FASE 04 – Manutenção dos Documentos

FASE 05 – Gerar Documentos em meio digital com Validade Jurídica