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Sete passos para guardar documentos de forma inteligente

1° passo: organizar uma pasta por cliente e destacar as descrições mais recentes

Funciona da seguinte maneira, se um cliente X têm por pedido A e B, A e B são pedidos e situações diferentes, então o indicado é guardar duas subpastas diferentes (A e B) dentro do diretório X (cliente).
Essa tática torna aproveitável o espaço, e também facilita o acesso de informações de consulta, e ainda pode tornar-se adaptável para receber mais conteúdo informativo.

2° passo: existe uma regra para dar nome as pastas

É recomendável não abreviar o nome de pessoas. Mas caso, houver alguma mudança por exemplo, dois clientes com o mesmo nome, pode ser um problema se não usarmos no arquivamento de documentos a seguinte fórmula:

John Doe x Descrição do nicho x data de inclusão

E se houver alguma informação muito detalhada, é recomendável separar este último por um hífen, por exemplo:

John Doe x Descrição do nicho x data de inclusão – entrega de brindes

E em caso de total duplicidade utilizar a enumeração:

John Doe x Descrição do nicho x data de inclusão – entrega de brindes – II

3° passo: organizar por nome os documentos digitais

Nomeie os documentos de diretórios de acordo pelo nome do próprio documento. Não é bom dar um nome de cliente ao arquivo, para facilitar uma consulta de acordo com o pedido do cliente.

Por exemplo: comprovante de ponto – 33/12/2014 – 15 horas

Essa prática evita bagunças por nomes muito genéricos, pense em uma quantidade de documentos que o cliente pode ter por mesma categoria porém de detalhes diferentes.
Não esquecer de colocar uma letra maiúscula em cada palavra que o documento se resume, essa característica torna muito mais agradável e facilitado a busca de informações em diretórios.

4° passo: dar nome a documentos que indicam ações do cliente

Além de dar nome a documentos dos clientes, também devemos dar nome aos documentos de pedidos ou ações de clientes, mas vamos utilizar a palavra ações por se adequar melhor ao assunto. Essa informação no tópico n° 4 é válida para consultas rápidas que podem favorecer a busca por detalhes. Não existe uma regra específica para isso, essa regra quem define é o gestor da documentação. Mas é aconselhável seguir um modelo inspirado nessa modalidade:

Avançado¹ – Entrega de brindes² – Reclamação de atraso³ – Loja – John Doe <– SEU MODELO

¹ estágio da ação
² assunto da ação
³ título da ação

5° passo: utilize uma escrita simples

Não é bom utilizar caracteres diferentes de nosso alfabeto, como @ ou palavras de outras línguas. Muitos caracteres podem não ser aceitos por sistemas caso haja algum backup ou mudança do tipo de mídia, e pode provocar sérios danos a arquivos.

Exemplo:

@John_Doe+entrega-de-brindes

É uma prática que deve ser evitada.

6° passo: entenda o porque não é necessário fazer abreviações

As abreviações prejudicam a busca de documentos, e tornam inascíveis as condições preestabelecidas. A única recomendação para o uso de abreviações é quando são palavras fáceis de lembrar para o gestor de documentos, por exemplo:

Cont – Entrega de brindes

Não sendo como:

Cont – Ent dbrids

7° Passo: ative a indexação do seu sistema operacional

Indexar os documentos significa que toda a pesquisa que for feita será mais rápida, pois o computador terá uma forma de visualizar melhor os detalhes de cada documento. Isso vale tanto para pastas quanto para arquivos.