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Técnicas para guarda de documentos de forma inteligente – parte II

Guarda de Documentos

Organização de arquivos operacionais e setoriais

Os documentos devem ser ordenados um a um, usando a seguinte fórmula: alfa – numérico – cronológico. Pode haver a intercalação em pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa dura.
Devem ser presos com grampos e plásticos. A identificação do assunto será no visor das pastas suspensas.

 

Manipulação de arquivos centrais

Devemos nos atentar que os documentos devem estar relacionados um a um, podem ser condicionados em: pastas intercaladoras, suspensas, envelopes, guias separadoras, ou capas duras. São presos com grampos plásticos. Os formulários devem ter o cadastramento em um software de GED.

Modelos de diagnostico de documentos

Volume de
documentos

Constatação

Percas

Volume
de documentos gerados ao longo dos anos versus responsabilidade
jurídica de sua guarda.

→ Existência de
documentos obsoletos e em duplicidade.

→ Ausência
de instrumento para regular a guarda e o descarte de documentos,
que possibilite melhor administração do acervo.

Ausência
da TDD gera insegurança no descarte dos documentos, criando
a sistemática de guarda indevida ou expurgos errôneos.


Na utilização de outros espaços para a guarda
de documentos e mobiliário saturado

Processo
de busca do documento comprometido

Ação
corretiva:

Elaborar uma tabela de temporalidade documental
em formato de banco de dados temporais, aplicações
TDD aprovada, ou seja, descarte dos documentos com prazos de
guarda vencidos.
Disponibilização da TDD para
todas as unidades da empresa.

Temporalidade documental

É um conceito que define critérios de seleção de documentos que define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as especialidades de um acervo arquivístico apresenta, enquanto fontes de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõe a trajetória da organização.