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Técnicas para guarda de documentos de forma inteligente

Guarda de Documentos

Como surgiu o conceito de arquivos que hoje conhecemos?

Os documentos sempre estiveram presentes na história humana, desde homens da caverna que registravam em paredes suas caças, até as civilizações e nações como a dos antigos gregos, que entre os séculos II e III a.C. tinham registros sobre governos e documentos de suas culturas. Na Bíblia temos no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. “O rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos”, o que nos leva a ter a certeza que desde a antiguidade os documentos já possuíam um papel importante para uma organização de estado, ou seja, um governo. Na idade moderna, os documentos tiveram o conceito que toda a publicação deles era plenamente acessível para o governo, por meio de instrumento de administração no século XVIII.
E no século XX o arquivamento de documentos abriram-se à administração aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.

Processamento da informação arquivista

Vamos entender nesse tópico como funciona os dados de informação, e como uma organização produz independentemente de seu tamanho ou tipo de negócio

Entenda:

Documentos → Informações → Conhecimento

Devemos entender também que documentos possuem um histórico, nele podemos entender suas ideias, propósitos e o que pode influenciar.
Com a imprensa, o registro passou a ser impresso, e com a revolução na tecnologia hoje os documentos assumem as mais variadas formas: arquivos digitais, fitas magnéticas, microfilme, CD, DVD, USB, E-books, Slides, nuvem…

Método de arquivamento de documentos
Quais seriam os melhores modos para guarda de documentos?

Nós podemos organizar de forma alfabética, numérica, alfanumérica, geográfica, por assunto, e por cores.
Mas por da última opção por cores?
Metodologia que relaciona, cores às atividades no setor, permitindo o gerenciamento visual dos documentos.
A forma alfabética é importante e comumente usada para nomes de pessoas, empresas, e é um método de acesso direto.
A forma alfanumérica utiliza a combinação de letras e números.
A forma geográfica é atribuída para recursos geográficos.
A forma de organização por assunto, é o método que indexa o documento por assunto. O único problema enfrentado por profissionais da área é a interpretação do que e para que.

Parte 2