Digitalização de documentos: entenda as vantagens para sua empresa

A Era Digital trouxe muitas praticidades tecnológicas, o que tornou as atividades mais eficazes e assertivas.

Entre os benefícios, temos a redução de papel nas empresas e as demais vantagens da digitalização de documentos.

Porém, muitas organizações ainda seguem armazenando documentos exclusivamente de forma tradicional, o que atrapalha o desempenho do negócio no mercado, além de ficar para trás no tempo.

Pensando nisso, neste post vamos mostrar as principais vantagens de se investir na digitalização de documentos!

Continue lendo!

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos (papel) para um meio digital.

Essa prática facilita o armazenamento e o gerenciamento das informações de uma organização.

Além disso, é uma forma mais fácil de disseminar os dados entre os colaboradores e dar mais agilidade à busca dos arquivos.

Dessa forma, vale ressaltar que qualquer documento que esteja em um suporte físico e, que contenha informações que sejam relevantes para as empresas pode ser convertido e transformado em informações digitais.

Quais são as vantagens de digitalizar os documentos?

Ainda está em dúvida se realmente compensa investir na digitalização de documentos?

Pois bem, abaixo listamos as principais vantagens que a sua empresa alcança se optar por essa modernização. Confira:

Redução de gastos

A digitalização de documentos garante a redução de gastos desnecessários, como a compra de um novo equipamento de Xerox, remessas de cartas, fotocópias e até mesmo post its.

Outra questão é que recursos valiosos como o tempo, a eletricidade, mão de obra, vão embora numa simples impressão, ou seja, com a digitalização também há uma redução dos custos operacionais do negócio.

Além disso, os valores que você investe em tecnologia hoje são compensados por melhorias produtivas no futuro.

Monitoramento em tempo real

Com a digitalização de documentos você consegue criar o documento digitalmente e enviar para o cliente no mesmo momento.

Assim, quando ele o receber você vai ser notificado, pois terá todas as movimentações registradas pelo sistema.

Tudo isso em alguns minutos. Ou seja, você pode ter o retorno no mesmo dia, melhorando a satisfação do cliente com a eficiência da empresa e, claro, os rendimentos do seu negócio.

Otimização do gerenciamento de dados

Relatórios, registros e declarações em papel podem ser perdidos com facilidade, o que atrapalha os processos de um negócio.

Com a digitalização você elimina esses problemas, pois cria versões e backups virtuais de todos os dados da empresa, que são compartilhados apenas com pessoas autorizadas, garantindo também uma maior segurança.

Dessa forma, você pode acessá-los a qualquer hora e lugar.

Combate à fraude

Os documentos em papel estão sujeitos a vários riscos, é por isso que uma das melhores vantagens de se ter documentos digitalizados está na segurança da informação.

Todas as alterações realizadas em qualquer documento digital são registradas e não podem ser deletadas.

É possível, desta forma, recuperar versões anteriores, verificar quem alterou determinado documento, em que data e ainda solicitar justificativas para tal mudança.

Economia de espaço

A última, e não menos importante, vantagem encontrada na digitalização de documentos é o fato de que com ela você economiza muito mais espaço que gastaria com a armazenagem de cada papel.

Isso porque tudo passa a ficar na “nuvem” e não requer qualquer espaço físico!

Assim, você consegue utilizar melhor o espaço do seu negócio com o que realmente importa e traz maiores e melhores resultados para o seu dia a dia de trabalho.

Como vimos neste artigo, além de trazer praticidade e segurança, optar pela digitalização de documentos é a opção ideal para quem deseja otimizar o dia a dia de trabalho, reduzir custos e ter menores preocupações com espaço para armazenar.

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