A digitalização de documentos é o processo em que os físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares.
Esse processo tem se tornado cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras vantagens, como a facilidade do acesso e disseminação das informações, otimizando o tempo, espaço e redução de custos.
Para você entender melhor como funciona esse processo, vamos explicar quais são as principais etapas da digitalização de documentos.
Acompanhe!
Como funciona o processo de digitalização?
Ele é realizado em várias etapas. Veja a seguir como isso funciona:
Planejamento
Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados.
Estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.
Preparação dos documentos
Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca.
Esta etapa deve ser feita com cautela para não causar danos aos documentos ou nas máquinas de escanear. A preparação de documentos engloba as seguintes tarefas:
- Retirar grampos ou clipes;
- Higienizar;
- Eliminar qualquer detrito no documento que atrapalhe nos trabalhos do scanner.
Essa limpeza é fundamental para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.
Captura
Na captura os documentos são escaneados em um scanner de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem.
Antes da digitalização ser concluída os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.
Os documentos digitalizados são convertidos em formatos de arquivos, por exemplo:
- JPG;
- PDF;
- TIF.
Indexação
Esta etapa inclui a organização dos arquivos da melhor maneira possível, conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada projeto.
Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes para serem localizados pelos mecanismos de busca com maior eficiência.
No software de gestão de documentos digitalizados, o administrador pode:
- Acessar informações;
- Permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
- Modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
- Realizar assinaturas digitais nos documentos;
- Organizar os dados de acordo com o padrão organizacional da empresa.
Disponibilização
Depois que os documentos já foram digitalizados e armazenados, eles estão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.
Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.
A digitalização de documentos garante maior economia de tempo, redução de custos e maior segurança aos dados.
Para isso, é muito importante considerar a contratação de um software específico, que possa auxiliar nesse processo.