Digitalização de documentos: saiba as etapas do processo

A digitalização de documentos é o processo em que os físicos são convertidos para um formato digital através de equipamentos e softwares.

Esse processo tem se tornado cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras vantagens, como a facilidade do acesso e disseminação das informações, otimizando o tempo, espaço e redução de custos.

Para você entender melhor como funciona esse processo, vamos explicar quais são as principais etapas da digitalização de documentos.

Acompanhe!

Como funciona o processo de digitalização?

Ele é realizado em várias etapas. Veja a seguir como isso funciona:

Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados.

Estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.

Preparação dos documentos

Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca.

Esta etapa deve ser feita com cautela para não causar danos aos documentos ou nas máquinas de escanear. A preparação de documentos engloba as seguintes tarefas:

  • Retirar grampos ou clipes;
  • Higienizar;
  • Eliminar qualquer detrito no documento que atrapalhe nos trabalhos do scanner.

Essa limpeza é fundamental para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.

Captura

Na captura os documentos são escaneados em um scanner de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem.

Antes da digitalização ser concluída os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.

Os documentos digitalizados são convertidos em formatos de arquivos, por exemplo:

  • JPG;
  • PDF;
  • TIF.

Indexação

Esta etapa inclui a organização dos arquivos da melhor maneira possível, conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada projeto.

Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes para serem localizados pelos mecanismos de busca com maior eficiência.

No software de gestão de documentos digitalizados, o administrador pode:

  • Acessar informações;
  • Permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
  • Modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
  • Realizar assinaturas digitais nos documentos;
  • Organizar os dados de acordo com o padrão organizacional da empresa.

Disponibilização

Depois que os documentos já foram digitalizados e armazenados, eles estão prontos para serem visualizados pelos usuários cadastrados.

Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.

A digitalização de documentos garante maior economia de tempo, redução de custos e maior segurança aos dados.

Para isso, é muito importante considerar a contratação de um software específico, que possa auxiliar nesse processo.

 

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