Qual a diferença entre Workflow e GED?

Com a enorme quantidade de documentos gerados diariamente e o avanço tecnológico, empresas de diversos setores vêm apostando em ferramentas digitais para realizarem uma boa gestão documental e terem processos mais produtivos.

Mas, se você estiver pensando em investir nessas ferramentas precisa entender primeiro a diferença entre workflow e GED para fazer a escolha certa.

Na verdade, ambos são importantes e trabalham juntos. Mas é essencial saber exatamente o que é cada um deles faz, suas vantagens e limitações.

Boa leitura!

O que é GED?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que garante a captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de documentos para apoio aos processos de uma empresa.

Através do GED, que é um software, é possível que documentos sejam disponibilizados instantaneamente em qualquer local.

Os arquivos podem ser pesquisados por estrutura de pastas, palavras-chave ou conteúdo e podem ser consultados por duas ou mais pessoas ao mesmo tempo.

O GED também gerencia a elaboração do documento e sua temporalidade, o que otimiza e libera espaço físico na empresa.

Além disso, todas as informações são devidamente guardadas sob sigilo, com a máxima segurança.

O que é Workflow?

O workflow se trata do fluxo de negócio. Apesar da palavra workflow ser antiga e bem conhecida, o conceito se modernizou muito.

Quando se inicia o processo de organização dos documentos, é preciso conhecer as características do negócio para ter ações mais pontuais e com etapas mais atuais e objetivas.

As etapas desse fluxo de informações são bem objetivas, do tipo:

  • Quem realizou o trabalho?
  • Em que momento ou ordem aconteceu?
  • De que maneira ou sob quais condições aconteceu?

O workflow é orientado segundo 3Rs, que são:

  1. Rotas (routes)
  2. Papéis (roles)
  3. Regras (rules)

Para que os documentos sigam em uma ordem padronizada é preciso uma completa sistematização desses processos.

Sendo assim, o workflow é o elemento mais importante para garantir um fluxo de processos empresariais mais eficientes e eficazes.

Sistema de Gerenciamento de workflow

O Sistema de Gerenciamento de Workflow é o responsável por coordenar os processos empresariais. Esses processos são representados por Workflows.

Ele é capaz de melhorar a eficiência e a gestão dos processos organizacionais de uma empresa, pois disponibilizam formas e ferramentas para facilitar a comunicação, automatização e a redução de tempo de realização das atividades.

Confira abaixo algumas ações possíveis com workflow e gerenciamento eletrônico de documentos:

Workflow de aprovação

É possível definir que alguns processos, antes de serem finalizados, tenham que passar por um aprovador.

Workflow de alteração

Você consegue alterar um valor de algum campo baseado em uma condição.

Workflow de exclusão

Excluir itens automaticamente pode ser perigoso, mas em alguns casos, pode ser interessante.

Por exemplo: toda vez que um lote for digitalizado sem nenhuma informação (páginas em branco), um workflow pode excluí-lo e notificar um responsável.

Lembrando que essas são apenas algumas das ações que são possíveis com workflow e gerenciamento eletrônico de documentos.

Como vimos, o termo “workflow” (fluxo de trabalho) não é tão utilizado quanto deveria.

 Isso acontece por duas razões: a primeira é o desconhecimento do conceito e de como ele pode facilitar alguns processos.

A segunda e mais comum, é a falta de uma ferramenta que possibilite criar workflows. Problemas solucionados por alguns softwares de GED. É por isso que os dois devem ser usados em conjunto!

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