Entendendo as Diferenças e Como Complementam a Gestão Documental
Com o avanço da tecnologia e a necessidade de uma gestão documental eficiente, muitas empresas estão investindo em ferramentas digitais como Workflow e GED. No entanto, é fundamental compreender as diferenças entre esses dois conceitos para tomar a decisão certa e aproveitar ao máximo seus benefícios. Neste post, vamos explorar o que é Workflow e GED, suas vantagens e como eles trabalham juntos para aprimorar os processos empresariais. Vamos lá!
O que é GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que abrange a captura, ajuste, distribuição e gerenciamento de documentos para apoiar os processos de uma empresa. Por meio de um software de GED, os documentos podem ser disponibilizados instantaneamente em qualquer lugar, pesquisados por estrutura de pastas, palavras-chave ou conteúdo, e acessados por várias pessoas simultaneamente. Além disso, o GED gerencia a elaboração e a temporalidade dos documentos, otimizando o espaço físico e garantindo a segurança das informações.
O que é Workflow?
O Workflow refere-se ao fluxo de negócios e, embora o termo seja antigo, o conceito evoluiu significativamente. Trata-se das etapas sequenciais e objetivas que compõem um processo empresarial, incluindo informações como quem realizou o trabalho, quando e como foi realizado. O Workflow é orientado por rotas, papéis e regras (3Rs), garantindo um fluxo de processos eficiente e eficaz para a empresa.
Como Funcionam Juntos?
O Sistema de Gerenciamento de Workflow coordena os processos empresariais representados por Workflows. Ele melhora a eficiência e a gestão dos processos organizacionais, facilitando a comunicação, automatização e redução do tempo de realização das atividades. Com o Workflow, é possível realizar ações como aprovação, alteração e exclusão de itens de forma automatizada, agilizando e simplificando os processos empresariais.
Benefícios Combinados de Workflow e GED:
- Automatização de processos empresariais
- Melhoria na eficiência operacional
- Redução de erros e retrabalho
- Acesso rápido e fácil às informações
- Maior controle e segurança dos documentos
- Otimização do espaço físico e redução de custos
Conclusão: A Importância da Complementaridade
Embora cada um tenha suas funções específicas, Workflow e GED trabalham em conjunto para proporcionar uma gestão documental eficiente e otimizar os processos empresariais. É essa complementaridade que permite às empresas alcançarem maior produtividade, agilidade e controle em suas operações diárias.
Não deixe de considerar a integração de Workflow e GED em sua estratégia de gestão documental para colher todos os benefícios que essas ferramentas têm a oferecer!
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