Política de Privacidade

• Tratamento: todas operações que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação,  comunicação, transferência, difusão ou extração.

• Usuário: todos aqueles que possuem acesso autorizado e que utilizam o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos disponibilizado pela IMATEC e a pedido do Controlador, para usufruir e manusear os controles, recursos e funcionalidades proporcionadas por esta tecnologia. 

• Titular: pessoa natural a quem se referem os Dados Pessoais tratados pela IMATEC, de acordo com a prestação de serviço contratada e as decisões realizadas pelo Controlador. 

3. QUAIS AS FINALIDADES DE TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS PELA IMATEC 

Realizamos o Tratamento de Dados Pessoais na qualidade de Operador, ou seja, de acordo com as decisões do Controlador, dentro do seu âmbito de contratação da IMATEC para o Gerenciamento de informações. Desta forma as finalidades deste
Tratamento consistem em:

(i) Realizar a prestação dos serviços contratados ou procedimentos preliminares relacionados

(ii) Desempenhar as atividades necessárias para Tratamento das informações.

(iii) Envio de mensagens ou outros meios de contato para comunicação de importantes relacionadas ao Gerenciamento de Informações;

(iv) Análise de desempenho, medição da audiência e verificação de hábitos de navegação dentro do âmbito tecnológico do sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos disponibilizado pela IMATEC, avaliação de estatísticas dos recursos e funcionalidades, de modo a manter e aperfeiçoar o sistema e sua experiência de uso;

(v) Análises relacionadas à segurança da informação para prevenção, investigação ou correção de possíveis falhas, bem como para seu
aperfeiçoamento e desenvolvimento da segurança da informação;

(vi) Oferecimento de suporte técnico relacionado aos problemas no uso do sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e/ou relacionados à prestação de serviço.  

(vii)Cumprimento de obrigações legais e regulatórias, cumprimento de ordemlegal ou judicial e quando for o caso, para prestação de contas à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e demais órgãos regulatórios. 

4. OPÇÃO DO USUÁRIO NÃO FORNECER OS DADOS PESSOAIS

Não é obrigatório que os Usuários forneçam seus Dados Pessoais, mas, caso realizem a opção por não os fornecer, não será possível utilizar o sistema de Gerenciamento Eletrônico disponibilizado pela IMATEC, bem como usufruir de suas funcionalidades.

Desta forma, recomendamos aos Usuários que não se sintam confortáveis em fornecer essas informações, que entrem em contato diretamente com o Controlador ou, caso não possuam as informações suficientes para esse contato, que enviem um e-mail para dpo@imatec.com.br, de acordo com o procedimento previsto em “Como obter mais informações sobre a privacidade”. 

5. COMO COLETAMOS OS DADOS PESSOAIS

Os tipos de Dados Pessoais e a forma como são coletados dependem das diretrizes definidas pelo Controlador, de modo que podem ser:

(i) Dados enviados por você 

Os dados a serem enviados por você são definidos e configurados conforme disposições do Controlador, de modo que podem ser: informações de contato, nome, endereço de e-mail, CPF, RG, número de telefone, documentos de identificação, inclusive dados sensíveis e outros pertinentes ao Gerenciamento de informações do Controlador.

(ii) Dados coletados automaticamente 

Quando qualquer Usuário interage com o sistema de Gerenciamento Eletrônico disponibilizado pela IMATEC, automaticamente coletamos e armazenamos alguns dados deste dispositivo, ou seja, do aparelho celular, computador, tablet ou outro dispositivo utilizado para interação com a plataforma. Esses dados estão relacionados à forma como o Usuário usa e interage com o sistema e servem para nos ajudar a dar rastreabilidade e mais segurança no Tratamento, de modo que são estes os dados que podem ser coletados: data e hora de acesso, seu endereço IP, localização geográfica (se habilitado no aparelho), sistema operacional utilizado, navegador e suas respectivas versões, modelo do dispositivo mobile pelo qual o Titular acessou nosso sistema e modelo do Kernel.

Ainda, é importante informar que para maior segurança, toda operação e interação realizada pelo Usuário por meio do sistema de Gerenciamento Eletrônico disponibilizado pela IMATEC será devidamente registrada nos devidos moldes legais.

(iii) Dados recebidos de terceiros

É possível ainda que recebamos Dados Pessoais de Titulares por terceiros, quais sejam:

a) do Controlador que concedeu acesso a um Usuário do sistema de Gerenciamento Eletrônico disponibilizado pela IMATEC, que inseriu os Dados Pessoais diretamente na plataforma, e ou ainda que encaminhou as mídias físicas que contêm as informações e Dados Pessoais para Tratamento.

b) de outras empresas, públicas ou privadas, e/ou órgãos públicos que estejam autorizados legalmente a informar Dados Pessoais dos Titulares, para fins de auditoria e análise de documentos e informações.

6. POR QUANTO TEMPO PERMANECEMOS COM OS DADOS PESSOAIS

A IMATEC permanece com os Dados Pessoais dos Titulares somente pelo períodoestabelecido pelo Controlador. Ainda, cumpre ressaltar que ao final do contrato, a IMATEC transferirá de modo seguro e diretamente ao Controlador, todos os Dados Pessoais e as informações enviadas para tratamento, de acordo com as disposições acordadas, salvo aquelas em que durante a realização do contrato, tenha sido
requisitada, pelo Controlador, a respectiva eliminação.

Após a confirmação de recebimento destes Dados Pessoais e/ou informações pelo Controlador, a IMATEC realizará suas respectivas exclusões de forma definitiva de sua plataforma, ficando assim o Controlador integral e exclusivamente responsável por todas as tratativas e obrigações legais, regulatórias e quaisquer outras que venham a existir no que se refere ao tratamento, em qualquer esfera, destes dados pessoais e informações. 

7. COMO GARANTIMOS A SEGURANÇA DOS DADOS

Manter os Dados Pessoais dos Titulares seguros é um dos pilares mais importantes para nós. É por isso que dedicamos esforços na aplicação e manutenção de padrões de segurança da informação, a fim de preservar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e a conformidade com a legislação brasileira. Nossos colaboradores estão comprometidos em melhorar continuamente os controles de segurança, mantendo sua informação segura durante todo o fluxo de Tratamento de dados. Além disto, eles estão sujeitos a rigorosas obrigações contratuais de confidencialidade, podendo ser processados e até dispensados se deixarem de cumprir tais obrigações.

A IMATEC é comprometida em proteger estes Dados Pessoais, mas infelizmente segurança é algo que não depende apenas das nossas ações e processos, e apesar de todos os nossos esforços, não podemos garantir completamente que todos os Dados Pessoais e informações Tratadas estarão livres de acessos ou uso não autorizado de terceiros, falha de hardware ou software que não estejam sob controle
da IMATEC, bem como outros fatores que podem comprometer esta segurança. 

Por isso, a atuação dos Titulares também é fundamental para um ambiente seguro. Os Titulares podem nos ajudar adotando boas práticas de segurança da informação e proteção de seus dados, tais como: utilizar senhas fortes, antivírus, não compartilhar sua senha, dentre outros. Caso você identifique ou tome conhecimento de algo que comprometa a segurança dos dados em nossos serviços, por favor entre em contato conosco pelo e-mail dpo@imatec.com.br, de acordo com o procedimento previsto em “Como obter mais informações sobre a privacidade”. 

8. COM QUEM COMPARTILHAMOS OS DADOS PESSOAIS

A IMATEC poderá compartilhar os Dados Pessoais dos Titulares nas seguintes
circunstâncias:

(i) Exigências legais, judiciais ou administrativas 

Poderemos compartilhar os Dados Pessoais dos Titulares para cumprir uma ordem judicial, administrativa ou qualquer outra exigência legal, bem como para auxiliar órgãos fiscalizadores governamentais. 

(ii)Afiliadas

Poderemos compartilhar os Dados Pessoais dos Titulares com outras empresas afiliadas, ou seja, que estejam sob o controle da IMATEC, de modo que toda e qualquer empresa afiliada tratará os dados nos mesmos termos descritos nessa Política.

(iii)Parceiros e fornecedores

Como qualquer outra empresa, a IMATEC conta com prestadores de serviços para dar suporte a certos aspectos de nossas operações. Tais prestadores de serviços podem realizar algum tipo de Tratamento, localizados no Brasil ou em outros países, quando fornecerem serviços como: hospedagem de dados, serviços de tecnologia e cloud computing, jurídico, cobrança, atividades de publicidade e marketing, dentre outros. Entretanto, todos nossos parceiros são contratualmente obrigados a cumprir esta Política de Privacidade e de Segurança da Informação.

(iv)Demais partes envolvidas

É possível que, por decisão e em razão do Gerenciamento de Informações, a IMATEC seja obrigada a realizar o compartilhamento de informações para as demais partes envolvidas, designadas pelo Controlador e/ou decorrentes das exigências legais aplicáveis e/ou inerentes ao cumprimento legal imposto ao Controlador.  

9. ONDE OS DADOS PESSOAIS SÃO ARMAZENADOS

A depender do acordo previamente estabelecido entre a IMATEC e o Controlador, é possível que, dentro do âmbito legal do poder de suas decisões, o Controlador possa impor à IMATEC o armazenamento dos Dados Pessoais em locais que melhor comportem suas operações e sempre respeitando a legislação vigente, de modo que seus Dados Pessoais, em meios digitais, poderão ser armazenados em servidores nacionais ou internacionais. Portanto, caso necessite de informações específicas sobre o armazenamento de dados determinado pelo Controlador à IMATEC, pedimos que entre em contato conosco por meio do endereço de e-mail dpo@imatec.com.br, observando o procedimento previsto no item desta Política “Como obter mais informações sobre a privacidade”.   

 

10. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DOS SEUS DADOS PESSOAIS

É possível que o Controlador responsável pelos Dados Pessoais perante a IMATEC nos solicite a transferência internacional dos respectivos dados. Neste caso, o Controlador deverá observar as disposições previstas na Lei, de modo que, pelos mesmos motivos citados no item “Onde os Dados Pessoais são armazenados”, caso você precise de informações mais precisas sobre essa transferência, pedimos que entre em contato conosco por meio do endereço de e-mail dpo@imatec.com.br, observando o procedimento previsto no item desta Política “Como obter mais informações sobre a privacidade”.

11. TRATAMENTO DE DADOS DE CRIANÇAS E DE ADOLESCENTES

É possível que, por decisão do Controlador, a IMATEC precise em sua prestação de serviço, realizar o Tratamento de Dados Pessoais de crianças e adolescentes. Nesta hipótese, o Controlador é o responsável por estes dados e de observar o disposto na lei vigente no que se refere às particularidades deste perfil específico de Titulares, bem como a IMATEC se compromete a seguir os mais estritos preceitos legais naquilo que lhe compete como Operador atuante em nome do Controlador.

12. RESPONSABILIDADES DA IMATEC SOBRE OS DADOS PESSOAIS

Nossa responsabilidade é prezar pelos Dados Pessoais dos Titulares de acordo com o previsto na legislação vigente, bem como nas normas técnicas aplicáveis à nossa operação e procedimentos de boas práticas e governança estabelecidas pelos Controladores. Neste sentido, em razão de atuarmos como Operador dos Dados Pessoais, a IMATEC se responsabiliza também por adotar as devidas medidas internas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os seus Dados Pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de Tratamento inadequado ou ilícito, desde a concepção de nossa plataforma até sua respectiva execução. Em caso de qualquer incidente decorrente de falha ocasionada única e
exclusivamente pela IMATEC, esta se responsabiliza a comunicar o incidente aos Controladores, para que possam realizar os devidos procedimentos de comunicação aos Titulares afetados, bem como à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). 

13. QUAIS SÃO OS DIREITOS DOS TITULARES GARANTIDOS POR LEI

De acordo com a Lei nº 13.709/2018, você os Titulares tem direito a solicitar do Controlador em relação aos Dados Pessoais tratados, a qualquer momento e mediante requisição o que segue:

I. CONFIRMAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE TRATAMENTO;

II. ACESSO AOS DADOS;

III. CORREÇÃO DE DADOS INCOMPLETOS, INEXATOS OU DESATUALIZADOS;

IV. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com o disposto da Lei 13.709/2018;

V. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;

VI. Eliminação dos Dados Pessoais tratados com o Consentimento do Titular, exceto nas hipóteses previstas no art. 16 da Lei 13.709/2018;

VII. Informação das entidades públicas e privadas com as quais o Controlador realizou uso compartilhado de dados;

VIII. Informação sobre a possibilidade de não fornecer Consentimento e sobre as consequências da negativa;

IX. Revogação do Consentimento e/ou oposição ao Tratamento. 

Para saber mais sobre estes direitos, recomendamos e incentivamos a leitura integral da Lei 13.709/2018, especificamente seu Capítulo III.

Desta forma, caso o Titular queira exercer qualquer um de seus direitos, deve entrar em contato diretamente com o Controlador ou, caso não possua as informações suficientes para contato com o Controlador, poderá nos enviar um e-mail para dpo@imatec.com.br, de acordo com o procedimento previsto em “Como obter mais informações sobre a privacidade”. 

14. COMO EMPREGAMOS OS PRINCÍPIOS LEGAIS NA PRÁTICA

Em respeito à Lei nº 13.709/2018, bem como visando o maior conforto dos Titulares, elaboramos o quadro-resumo abaixo para enfatizar como a IMATEC segue os princípios previstos na referida lei: